Assistant spécialisé H/F

Date : 16 janvier 2020
Contrat : CDI
Lieu : Lyon
Référence : AssSpé/0120/005048

Description de l'offre

Nous recherchons pour le compte de notre client, une association dans la protection de l’enfance, un secrétaire confirmé h/f:

Sous la responsabilité des cadres de direction (chef de service et directeur), et soumis au secret professionnel, vous assurez :

 -La gestion et suivi des dossiers des jeunes :

  • Saisie des entrées et sorties, mise à jour des éléments administratifs dans les tableaux et logiciels dédiés; suivi et saisie des calendriers de visite et d’hébergement et tenue de tableaux de bord : échéances …
  • Saisie et suivi du dossier administratif des jeunes admis dans les services
  • Saisie et suivi des présences des jeunes dans les services
  • Mise à jour des listings (familles, partenaires, juges,..)

 -L’organisation et suivi des dossiers de sortie des jeunes lors des week-end et vacances, en lien avec l’équipe éducative, le chef de service et le relai comptable. Et la mise à jour et transmission des éléments nécessaires à l’astreinte opérationnelle.

 -La mise en forme (et/ou la rédaction) dans le respect de la charte graphique des courriers officiels, des comptes-rendus de réunion, (convocation, rapports éducatifs, …) et invitation et leur diffusion.

 -Des missions opérationnelles de type RH et comptable des services dans lesquels vous êtes affectés en lien avec la direction et les relais RH et comptables de l’établissement ou région:

  • la saisie et mise à jour (centralisation, saisie, et transmission aux services compétents internes et externes) des éléments concernant les salariés du service (heures réalisées, présence/absence des salariés, vérification et transmission des notes de frais, des variables de paie des salariés, suivi administratif du plan de formation, convocation/invitation, déclaration d’embauche, vérification et saisie du dossier administratif des salariés, saisie et suivi des données en lien avec la médecine du travail, sécurité sociale…
  • les liens avec les fournisseurs en lien avec l’activité (colonies, papeterie/bureautique…): demande de devis, rapprochement devis/commande/fiche d’intervention/bon de livraison et factures.

Vous veillez au classement régulier des dossiers et tenez des tableaux de bords nécessaires au rapport d’activité annuel.

Vous assurez par ailleurs, en alternance, l’accueil global physique et téléphonique du site (accueil, écoute, orientation/transmission). Vous assurez une part de la logistique de l’établissement : réservation de salles et des voitures, gestion du courrier, la commande de repas, réception des commandes, suivi des stocks.

Titulaire d’un Bac + 2 (de type BTS assistant de manager, secrétariat), vous justifiez d’une première expérience en secrétariat. Une expérience dans le secteur médico-social est souhaitée.

Vous avez un bon sens relationnel, et savez gérer les tensions et conflits.

Dynamisme, prise d’initiative, objectivité, neutralité et confidentialité sont recherchées, ainsi que la capacité à respecter et faire respecter le cadre de vos missions. Vous savez prioriser vos tâches.

Une excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques (word, excel, powerpoint) est indispensable, ainsi qu’un bon niveau rédactionnel. Vous avez une grande capacité d’apprentissage et d’appropriation d’outils informatiques spécifiques ou d’applicatifs métier développés en interne ou externe (partenaires ASE, PJJ, Agemetra, sécurité Sociale…).

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