Assistant de Direction H/F

Date : 11 mai 2022
Contrat : CDD
Durée : 3 mois
Expérience : 2-5 ans
Lieu : Villeurbanne
Référence :
Qualification : BAC + 2

Description de l'offre

AXELIS INTERIM, entreprise experte depuis plus 20 ans dans le domaine du recrutement en Intérim, CDI, CDD. Rejoignez nos équipes où l’humain est au centre de nos préoccupations et partagez une expérience riche et variée !

Description du poste et Missions

AXELIS INTERIM, entreprise experte depuis plus 25 ans dans le domaine du recrutement en Intérim, CDI, CDD. Rejoignez nos équipes où l’humain est au centre de nos préoccupations et partagez une expérience riche et variée !

Nous rechercons pour notre client établissement scolaire de l’enseignement superieur, un Assistant de Direction H/F pour un CDD de 3 mois.

Vous êtes rattaché à la direction de l’établissement (Directrice et Directeur général des services).

FONCTION ASSISTANT(E)
Principales activités :

  • Secrétariat de direction
    • Organisation des déplacements de la directrice et des chargés de mission,
    • Gestion des communications téléphoniques de la directrice,
    • Accueil physique et téléphonique pour la direction,
    • Traitement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono de la direction,
    • Planification et organisation de réunions, diffusion des ordres du jour et préparation des dossiers de réunions,
    • Suivi du circuit des parapheurs,
    • Mise en forme, diffusion, classement et archivage de documents,
    • Gestion des lignes budgétaires de la direction et missions, saisie de bons de commande,
    • Traitement de demandes internes et externes à l’établissement,
    • Elaboration de l’agenda de la semaine de l’école, en l’absence de l’assistante du DGS,
  • Organisation opérationnelle du Conseil d’administration de l’établissement, sous la supervision du directeur général des services
    •  Elaboration de l’ordre du jour du Conseil d’administration,
    •  Actualisation des membres,
    •  Constitution du dossier de séance,
    • Envoi des convocations et documents,
    • Organisation logistique (commande de traiteur et gestion des déplacements…),
    • Prise de note et participation à la rédaction du compte-rendu,
    • Préparation et diffusion des délibérations.

SUIVI DE DOSSIER

Vous serez en charge de deux dossiers en propre : « enquêtes » et « collecte des statistiques et des indicateurs ».

  • Tenir à jour un tableau de suivi partagé des enquêtes et réponses à renvoyer au MESRI et au Rectorat,
  • Collecter auprès des directions, services et missions, les statistiques annuelles d’activité,
  • Les insérer dans le tableau de bord
  • Collecter et communiquer à la direction les éléments nécessaires au suivi des jalons et des indicateurs du contrat

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un Bac+2/3 dans le domaine du secrétariat, vous avez impérativement une précédente expérience d’au moins 2 ans en tant que Assistant de Direction, idéalement dans le secteur de l’enseignement.

Compétences :

  • Connaissances, savoir-faire techniques et méthodologiques
  • Intérêt pour les domaines d’activité de l’enseignement
  • Capacité à gérer les priorités et les urgences,
  • Rigueur, sens de l’organisation,
  • Connaissance en gestion administrative,
  • Maîtrise des outils bureautiques et numériques,
  • Bonne expression orale et écrite,
  • Connaissance de l’anglais

Vous êtes de nature et savez faire preuve de

  • Réactivité
  • Aisance relationnelle
  • Disponibilité, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
  • Diplomatie, discrétion
  • Capacité à travailler en équipe et à partager les informations.

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